بر اساس برنامه ابلاغی به واحدها، همکار و تائید کننده هر برنامه به همراه ضریب وزنی آن مشخص شده است. بعنوان مثال برنامه های مربوط به آموزش و پژوهش را مدیریت آموزش، پژوهش و فناوری سازمان نظارت می کند. عملکردهای وارد شده توسط واحدها از طریق سیستم پوینتر، در دسترس مدیریتهای تخصصی مربوطه قرار می گیرد. پس از تائید ایشان بصورت سیستمی، اطلاعات مربوط به عملکرد و نظرات مدیریتهای تخصصی در اختیار مدیریت برنامه ریزی و نظارت راهبردی که وظیفه دبیرخانه کارگروه ارزیابی و بهبود عملکرد را نیز عهده دار است، جهت تدوین گزارشات ارزیابی وصدور کارنامه عملکرد قرار می گیرد.
کلیه برنامه های واحدهای تابعه و وابسته پس از ابلاغ به آنها، در سیستم تحت وب پوینترثبت می گردد و واحدهای مذکور موظفند عملکرد خود را بصورت ماهیانه و بر اساس شاخصهای تعیین شده در سیستم پوینتر وارد نمایند. برای هر یک از واحدهای تابعه و وابسته فرد مشخصی بعنوان نماینده واحد برای ورود اطلاعات و انجام پیگیریهای لازم مشخص شده است. اطلاعات وارد شده مربوط به عملکرد، ماهیانه توسط مدیریتهای تخصصی سازمان بررسی و تائید می‌گردند. کارگروه ارزیابی و بهبود عملکرد سازمان نیز بصورت سه ماهه عملکردها را تحلیل و اقدامات لازم برای بهبود را مشخص می نماید. علاوه بر سیستم پوینتر هر یک از مدیریتهای تخصصی از طریق دریافت گزارش، برگزاری جلسات و انجام بازدیدهای دوره ای بر عملکرد واحدهای تابعه و وابسته نظارت می کنند.
واحدهای تابعه که درصد سهام سازمان در آنها بالای 50 درصد است ، بایستی استراتژیهای خود را به تائید سازمان برسانند. برای اطمینان از اینکه استراتژیهای تدوین شده توسط واحدهای تابعه در راستای اسناد بالادستی و استراتژیهای سازمان می باشد، واحدهای تابعه موظفند سند برنامه ریزی استراتژیک تدوین شده خود را برای سازمان ارسال نمایند. این سند ابتدا توسط مدیریت برنامه ریزی و نظارت راهبردی سازمان با همکاری دیگر مدیریتهای تخصصی بررسی شده و در صورت تائید ، در کمیته سرمایه گذاری و سیاست گذاری سازمان ارائه می گردد . پس از تائید سند برنامه ریزی استراتژیک در کمیته سرمایه گذاری و سیاست گذاری سازمان ، این سند به عنوان سند برنامه ریزی استراتژیک مصوب به واحد مربوطه ابلاغ می گردد.
بلی. برای تغییر برنامه ها ، بایستی فرم درخواست تغییر با کد 01-008-1101-F تکمیل و به همراه نامه با امضاء مدیریت مربوطه، به مدیریت برنامه ریزی و نظارت راهبردی یا معاونت برنامه ریزی و توانمندسازی ارسال گردد. در این فرم شرح تغییر، دلیل نیاز به تغییر، پیامدهای ناشی از انجام تغییر و راهکارهای رفع پیامدها تشریح می‌گردند.
بلی . با توجه به اتفاقات پیش بینی نشده و به منظور اصلاح برنامه ها ، دو بار در سال امکان درخواست برای اصلاح برنامه ها وجود دارد (تیرماه و آبان ماه) ، برای تغییر برنامه واحدها موظفند درخواست خود را در زمان تعیین شده به مدیریت یا معاونت برنامه ارسال نمایند. چنانچه دلایل مطرح شده برای تغییر برنامه مورد تائید سازمان باشد. برنامه های اصلاحی با امضای معاونت برنامه ریزی و توانمندسازی به واحدها ابلاغ می گردد.
از بهمن ماه هر سال، پس از ابلاغ سیاستهای سالیانه ، فرمت برنامه های سالیانه (فایل اکسل) از طریق نامه به واحدهای تابعه ارسال میگردد و طی زمان تعیین شده برنامه های پیشنهادی واحدها دریافت می گردد. برای هر واحد زمان مشخصی برای جلسه تعیین میگردد و در آن جلسه که با حضور مدیران واحد و مدیریتهای تخصصی سازمان تشکیل میگردد روی تک تک برنامه ها و بودجه لازم بحث و جمع بندی صورت می گیرد. برنامه های نهایی شده با امضاء معاونت برنامه ریزی و توانمندسازی در قالب برنامه های سالیانه به واحدها ابلاغ می گردد.
