خرمی شاد : لزوم پیاده سازی مدیریت دانش در ایمیدرو

سازمان های پیشرو از طریق مدیریت دانش هدف هایی را دنبال می کنند که از جمله می توان به رشد سازمانی، بهبود کیفیت، افزایش بهره وری، سودآوری اشاره کرد.
در گفت و گو با دکتر خرمی شاد رییس کارگروه عالی مدیریت دانش و معاون برنامه ریزی و توانمندسازی  سازمان توسعه و نوسازی معادن و صنایع معدنی ایران (ایمیدرو) جزئیات بیشتری را در خصوص اهمیت مدیریت دانش و اهداف آن جویا شده ایم که متن آن را در ادامه می خوانید:
چه دلایلی سبب شد پروژه مدیریت دانش در سازمان در دست کار قرار گیرد؟
آنچه که سازمان را به سمت پیاده سازی مدیریت دانش سوق داده است وجود دانش و تجربه مفید اما پراکنده و پنهان در لایه های مختلف سازمان ، هدر رفتن دانش به دلیل بازنشستگی زود هنگام و افزایش نقل و انتقال کارکنان،وجود ریسک بالا در دسترسی به دانش در سطح استراتژیک و تاکتیکی و همچنین واقعیت انکار ناپذیر نیاز به یادگیری مستمر و مداوم بوده است. سازمان های پیشرو از طریق مدیریت دانش هدف هایی را دنبال می کنند که از جمله می توان به رشد سازمانی، بهبود کیفیت، افزایش بهره وری، سودآوری اشاره کرد.
اینها از جمله دلایلی بود که ما را به پیاده سازی نظام مدیریت دانش در ایمیدرو واداشت. بدین سبب پس از بررسی و ارزیابی مشاوران دست اندرکار مدیریت دانش، با یکی از مشاوران که توانایی و سابقه اجرایی بیشتری در استقرار نظام مدیریت دانش را داشته و از بالاترین امتیاز ارزیابی نیز برخوردار بوده انتخاب و با وی قرارداد منعقد کنیم.
این پروژه از چه زمانی و با چه مراحلی در سازمان آغاز گردید ؟
 پروژه مدیریت دانش عملا از اواخر آذر ماه 1393 آغاز شده است. مشاور و تیم اجرایی مدیریت دانش در گام اول به بررسی میزان آمادگی سازمان برای پیاده سازی فرایند مدیریت دانش پرداخت و در گام بعد با برگزاری دوره ها و کارگاه های آموزشی تلاش شد کارکنان سازمان را با مفاهیم اولیه مدیریت دانش، دانش نویسی، چگونگی استفاده از نرم افزار مدیریت دانش و چگونگی تشکیل انجمن های خبرگی آشنا کند. در این خصوص 13 برنامه آموزشی برای مدیران و کارشناسان سازمان برگزار شده است. همچنین با تدوین آیین نامه اجرایی ساختار مدیریت دانش ، نقش و وظیفه هر یک از گروه های اثر گذار در پیاده سازی مدیریت دانش در سازمان تعریف و مشخص گردید. علاوه براینها، نرم افزار مدیریت دانش روی شبکه سازمان نصب و راه اندازی شد که هم اکنون 126 نفر عضو دارد. این نرم افزار تحت وب بوده و دسترسی کلیه کاربران در خارج از سازمان نیز امکان پذیر است.
راهبری نظام مدیریت دانش در سازمان توسط چه کسی یا کسانی انجام می شود؟
طبق مفاد آیین نامه ساختار مدیریت دانش،کارگروه عالی در بالاترین سطح ساختار قرار داشته و نقش راهبری، سیاستگذاری و تصمیم گیری را به عهده دارد. این کارگروه متشکل از نمایندگان معاونتهای طرح های توسعه معدنی و صنایع معدنی ، مالی و اداری، معاون برنامه ریزی و توانمندسازی ، مدیر آموزش،پژوهش و فناوری و کارشناس توسعه مدیریت دانش، برنامه ریزی و نظارت راهبردی، دبیر هیات عامل و دو نفر خارج از سازمان بنا به انتخاب و معرفی معاونت متولی مدیریت دانش است. احکام اعضای این کارگروه توسط ریاست محترم هیات عامل صادر شده که قبلاً اسامی آنها از طریق پرتال خبری ایمیدرو اطلاع رسانی شده است. 
با تشکیل جلسات کارگروه عالی، اجرایی شدن طرح پیاده سازی و استقرار نظام مدیریت دانش، قوت و سرعت بیشتری به خود گرفت. از سوی دیگر این کارگروه نقش بسیار مهمی در تبدیل سازمان به سازمان دانش محور و توسعه فرهنگ مشارکت در تسهیم دانش و تجربهی منابع انسانی خود دارد. از این رو تلاش دارد با تدوین و تصویب استراتژی مدیریت دانش ، سیاستگذاری  و تخصیص منابع مورد نیاز پیاده سازی فرایندهای مدیریت دانش به این امرمهم کمک کند.
ما در چارچوب آیین نامه ساختار مدیریت دانش، اهداف زیر را دنبال می کنیم:
1.    تعریف و ایجاد نهادهای متولی و مسئول فرآیندهای مدیریت دانش؛
2.    تعریف نقش‌‌ها و وظایف نهادهای متولی فرآیندهای مدیریت دانش؛
3.    آشناسازی افراد با روش، مراحل و نحوه برقراری ارتباط بین مسئولیت‌های گوناگون ساختار مدیریت دانش.
همچنین براساس آیین نامه مذکور، سطوح عالی(راهبری و تصمیم گیری ) و تخصصی( اجرایی) مشخص شده که به زودی احکام اعضای کارگروه تخصصی صادر و اعلام می گردد.

چه چالش هایی در مسیر اجرای طرح پیاده سازی نظام مدیریت دانش وجود دارد؟
اساساً هر سیستم جدیدی که در سازمان ها پیاده می شود،  با یک سری مقاومت ها و موانع مواجه است. پیاده سازی مدیریت دانش در سازمان قطعا بدون مشکل و چالش نبوده است. عدم احساس حمایت همه‌جانبه مدیران سازمان از فرایندهای مدیریت دانش ، عدم اعتقاد و باور افراد به منافع و مزایای تسهیم دانش در سازمان، عدم انتخاب صحیح مهندسان دانش به عنوان بازوهای اجرایی در جاری‌سازی زیرفرایندهای مدیریت دانش، حضور حداقلی کارکنان ایمیدرو در تعدادی از دوره‌های آموزشی از جمله کارگاه تکمیلی نرم‌افزار، انجمن‌های خبرگی و ... انتخاب نامتناسب دانشکاران جهت تشکیل انجمن‌های خبرگی، بی‌انگیزگی کارکنان جهت همکاری در اجرای فرایندهای مدیریت دانش از جمله موانع و چالش هایی است در مسیر اجرای این طرح وجود داشته اند. البته کارگروه عالی راهکارهای مناسبی برای رفع یا کاهش آنها ارائه داده است.
چگونه می توان کاربران را ترغیب نمود دانش و تجربه شخصی خود را که در طول خدمت سازمانی شان بدست آورده اند در سامانه مدیریت دانش ثبت و به اشتراک بگذارند؟
برای تشویق و ترغیب کارکنان به مشارکت حداکثری در فرایندهای تولید و خلق، ثبت و تسهیم و بکارگیری دانش ، و حضور در برنامه های آموزشی و فرهنگ سازی اقدامات مناسبی انجام شده است. یکی از این اقدامات ، تدوین آیین نامه جامع انگیزشی دانش محور است که خوشبختانه به تایید و تصویب کارگروه عالی رسیده است. انشاالله پس از تصویب ریاست محترم هیات عامل اجرایی خواهد شد. نمودار زیر انواع و نحوه پاداش دهی به فعالان نظام مدیریت دانش را نشان می دهد.
 انتظار می رود با تصویب این آیین نامه ها و آیین نامه های دیگری که به موازات پیشرفت استقرار مدیریت دانش در سازمان تدوین و ارائه می شود بتوان مدیریت دانش را به معنای واقعی در سازمان فرهنگ سازی و نهادینه نمود و الگوی مناسبی برای شرکتهای و واحدهای تابعه قرارگیرد.
آیا سازمان طرح یا برنامه ای برای توسعه مدیریت دانش در شرکتها و واحدهای تابعه دارد؟
.    اتفاقا یکی از محورهای بحث کارگروه عالی مدیریت دانش همین بوده است لکن موضوع را فراتر از شرکتهای تابعه مورد توجه قرار داده است. ما در سند چشم انداز مدیریت دانش، استراتژی ایجاد و توسعه شبکه دانشی معدن و صنایع معدنی کشور را تعریف کرده ایم. درصدد هستیم پس از پیاده سازی کامل نظام مدیریت دانش در ستاد سازمان و دریافت بازخورد مناسب، آن را به شرکتها، واحدها، مجتمع ها و طرح ها تسری بدهیم. به نحوی که امکان دسترسی برای تمام  کاربران و حتی بازنشستگان معادن و صنایع معدنی فراهم گردد. در این خصوص از مشاور طرح پیاده سازی مدیریت دانش خواسته شده پیشنهاد اجرایی ارائه دهد.کارگروه عالی مدیریت دانش مصمم است با استفاده از تمام ظرفیتهای خود وتوان اجرایی تیم های دانشی، دانشکاران، مهندسان و تسهیلگران دانش، این مهم را درسطح ملی جاری سازی نماید.
اگر سخنی پایانی دارید بفرمایید.
اولا برخود لازم می دانم از زحمات همکارانم در مدیریت آموزش،پژوهش و فناوری بویژه آقایان مهندس سیاسی راد و دکتر جزایری و تیم اجرایی مشاور طرح مدیریت دانش آقای دکتر نظافتی که تمامی مساعی خود را برای اجرای این پروژه بکار بسته اند تشکر و قدردانی نمایم.ثانیا همانگونه که قبلا اشاره کردم با تصویب آیین نامه جامع انگیزشی، برای تقدیر از همه دانشکاران،مهندسان دانش،تیم های دانشی پاداش های مالی و غیر مالی در نظرگرفته شده است. علاوه براین جشنواره مدیریت دانش برای معرفی و تقدیر از برترین های دانشی که موفق به دریافت نشان طلا، نقره و برنز شده اند برنامه ریزی و برگزار خواهد شد. در پایان از همکارانی که تاکنون به هر دلیلی در سامانه مدیریت دانش ثبت نام ننموده و یا مبادرت به دانش نویسی نکرده اند درخواست مشارکت فعال دارم.